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こんにちは、スイッチスタッフです。

メールアドレスの設定は、業務効率やトラブル防止に大きく関わる重要なポイントです。
特に複数人で共有・管理するメールアドレスの場合、
どの受信方式を選ぶかで運用のしやすさが大きく変わります。

今回は、代表的なメール受信方式である「POP」と「IMAP」について、
それぞれの特徴や使い分けのポイントを解説します。

複数人で管理するメールアドレスについて

info@mailaddress.comといった問い合わせ用や営業用など、チームで一つのメールアドレスを使って対応するケースはよくあります。
このようなアドレスでは、誰がどのメールに対応したかが明確にわかることや、
メールの内容が他のメンバーと同期されていることが重要です。

そのため、メールの受信方式をどう設定するかは非常に大事な判断となります。

POPとは？

POP（Post Office Protocol）は、メールサーバーから
メールをダウンロードしてローカル（パソコンや端末）に保存する方式です。

デフォルト設定では、サーバーから削除されるため、
他の端末から同じメールを見ることができない場合があります。

POPの特徴

• メールをローカルに保存するため、インターネットがなくても過去のメールを確認できる
• サーバーの容量を圧迫しにくい
• 端末ごとにメールの内容がバラバラになる可能性あり

IMAPとは？

IMAP（Internet Message Access Protocol）は、メールをサーバー上に保存したまま、
各端末から同じメールボックスを参照する方式です。
メールの既読・未読やフォルダ構成もサーバーと同期されるため、
複数端末や複数人で同じ状態のメールを閲覧・管理できます。

IMAPの特徴

• メールの状態（既読・未読・フォルダ）を複数端末で同期
• どの端末でも同じメールを確認できる
• インターネット接続が必要
• サーバー容量を使うため、上限に注意が必要

POPとIMAPどちらが適切？

結論から言えば、複数人で管理するメールアドレスには
IMAPが圧倒的に適しています。

なぜなら、IMAPはサーバー上での同期が可能なため、誰がどのメールを開いたか、
返信済みかなどの情報を共有しやすいからです。

一方、POPは一人の担当者が特定の端末で完結して管理する場合には
便利ですが、チームでの共有には向いていません。

POPで設定する人とIMAPで設定する人の混合で管理はしてはいけない？

基本的に、POPとIMAPを混在させるのは避けるべきです。

POPで受信したメールは、サーバーから削除されてしまう設定が多く、
IMAPでアクセスしている他の人の端末には届かなくなってしまう可能性があります。
これでは、メールが誰の端末にあるか分からず、情報共有ができません。

一人で管理する場合は使いやすい方を選ぼう

メールを自分ひとりで管理する場合は、使いやすさや目的に応じてPOPとIMAPを選んでも問題ありません。

たとえば、ノートPCでしかメールを見ない、サーバー容量が少ないという場合には
POPが便利です。反対に、スマホや複数の端末でもメールをチェックしたいなら、IMAPが便利です。

メールアドレスの設定は慎重に行いましょう

メールの設定は一度決めてしまうと、後で変更するのが大変なケースもあります。
特に会社の代表アドレスや部署で共有するアドレスでは、最初の設計がトラブルの有無を左右します。

設定の際には、以下の3点をしっかり考慮し、慎重に設定を行いましょう。

• チームで使うかどうか
• どの端末で確認するか
• サーバー容量に余裕があるか

まとめ

複数人でのメール管理には、IMAPが最適です。POPとIMAPを混在させると
メールが消える・見られないといったトラブルのもとになります。

メール設定は後からの変更が難しいこともあるため、用途に応じた最適な方式を選び、
チーム全体で統一することをおすすめします。

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